02 / Inventario y costos / 6 tiendas
Cómo un operador de Las Vegas hace inventario en segundos
Toman una foto de cada recibo. Clave asocia cada línea al catálogo, actualiza el inventario y recalcula el costo de cada receta en segundos.
- 128 horas
- ahorradas cada mes
- 0
- recibos capturados a mano
- Segundos
- de la foto del recibo al costo actualizado
Antes de Clave
El inventario vivía en papel y en decenas de hojas de Excel.
Los recibos quedaban desparramados en el escritorio. Cada línea había que escribirla, limpiarla y asociarla al catálogo de productos. Había que conciliar tamaños de empaque y unidades antes de que los costos de ingredientes llegaran al recetario.
En seis tiendas, el mismo trabajo se repetía cada vez que llegaba una entrega o un recibo de tienda. El operador pasaba horas conciliando línea por línea antes de que los números sirvieran para algo.
La configuración
El catálogo y el recetario se volvieron la fuente de verdad.
Clave conecta descripciones de proveedores, recibos de tienda, tamaños de empaque, unidades de conteo, artículos del catálogo y cantidades de receta. Cada foto se lee contra los datos reales de inventario del operador en lugar de convertirse en otra hoja de cálculo por limpiar.
Cuando una línea es nueva o poco clara, el operador la asocia una vez. Cada asociación aprobada le enseña a Clave. La próxima vez que aparezca ese artículo, Clave lo reconoce y lo asocia automáticamente.
Con Clave
Toma una foto. El inventario y los costos quedan listos en segundos.
La IA extrae cada línea, la asocia al catálogo, normaliza la unidad, actualiza el costo del artículo, concilia la compra con el inventario y recalcula el costo de cada receta.
Al final del día, el operador puede hacer inventario desde el teléfono en vez de volver a un escritorio lleno de recibos y hojas de Excel.
Contexto conectado
El inventario sirve mucho más cuando está junto a ventas y personal.
Las ventas solas no explican qué pasó en un restaurante. La respuesta cambia cuando Clave puede conectar ventas con uso de ingredientes, inventario actual, costos de receta, compras y personal.
Como los datos viven en un solo lugar, Clave puede encontrar la relación entre los números, explicar qué cambió y señalarle al operador una acción en vez de otro reporte.
Lo que viene
Los mismos datos de inventario ya sirven para pedirle a los proveedores.
Clave ya opera flujos de pedidos a proveedores para otros operadores, incluyendo conexiones con sistemas como Sysco y WebstaurantStore. Con el stock en vivo, la demanda esperada y el uso por receta conectados aquí, el siguiente paso es un pedido sugerido armado con el mismo contexto.
Esto no requiere una herramienta nueva ni un proyecto de datos aparte. El operador revisa el pedido sugerido antes de enviarlo, y Clave se encarga del flujo con el proveedor cuando decidan activarlo.
Pasé de decenas de hojas de Excel y conciliar recibos línea por línea a tomar fotos y hacer inventario desde el teléfono al final del día. Clave automatizó todo. Me cambió la vida.
El flujo
Los bloqueos de facturas ahora se resuelven solos
Cada mañana de la semana Clave corrige los errores seguros de unidades y asociación de facturas, y le pasa al operador solo las decisiones de criterio.
Flujo del recibo al costo
Fotografiar un recibo
Recibo en papel, recibo de tienda o factura de proveedor
capturado10 minLeer cada línea
Descripción, cantidad, unidad, tamaño de empaque y precio
automático20 minAsociar el catálogo
Reconocer el artículo y conciliar las unidades del proveedor
automático30 minActualizar el inventario
Registrar la compra y el costo en la tienda correcta
automático15 minRecalcular el costo de receta
Cada receta afectada refleja el nuevo costo del ingrediente
automático30 min
Con Clave: Segundos / A mano: 1 h 45 min
Qué cambió
Antes de Clave
- Recibos desparramados en el escritorio
- Decenas de hojas de Excel
- Asociar y conciliar línea por línea
- Costos de receta calculados por separado
Con Clave
- Tomar una foto del recibo desde el teléfono
- La IA reconoce y asocia cada artículo
- El inventario se actualiza en un solo flujo
- El costo de receta se recalcula en segundos
Míralo funcionar
El mismo flujo, grabado dentro de Clave.
Empieza por $0.35.
Conecta los sistemas que ya usas. Valor en la primera semana, $199 por tienda integrada al mes después de los primeros 30 días.