01 / Catering / 11 tiendas en Massachusetts y Rhode Island
Cómo un operador de 11 tiendas en Nueva Inglaterra automatizó el catering desde la consulta hasta el seguimiento
Le dieron a Clave sus procedimientos y reglas de catering, supervisaron los primeros eventos y reemplazaron Salesforce con un solo flujo automatizado.
- 88 horas
- ahorradas cada mes
- 3x
- revisiones automáticas de prospectos al día
- 0
- aprobaciones humanas para prospectos de rutina
Antes de Clave
Cada pedido de catering creaba otra cadena de trabajo administrativo.
Alguien del equipo tenía que calificar el prospecto, elegir el paquete correcto, calcular los cargos de personal, armar la cotización, enviar el seguimiento y mantener Salesforce actualizado. Incluso un pedido estándar esperaba a que alguien lo empujara por cada paso.
El trabajo era repetitivo, pero las reglas importaban. Mínimos, territorio, selección de paquete, personal, impuestos, propina y tienda responsable no se podían adivinar.
La configuración
Le entregaron a Clave los procedimientos y las reglas, y luego revisaron los primeros eventos.
El equipo cargó su manual de catering en Clave y revisó los primeros trabajos reales. Verificaron cómo se calificaba cada prospecto, qué paquete se seleccionaba, qué cargos se aplicaban, cómo quedaba la cotización y qué recibía el cliente.
Cuando el flujo siguió esas reglas de forma consistente, Clave se hizo cargo del camino de rutina. Salesforce ya no era necesario para mover un pedido de catering estándar.
Con Clave
Ahora el equipo solo necesita saber cuándo, dónde y qué sabores llevar.
Clave revisa si hay trabajo nuevo tres veces al día, califica cada pedido, genera la cotización, hace el seguimiento con el cliente y mantiene el historial del prospecto en el mismo flujo.
Los pedidos de catering de rutina ya no necesitan aprobación humana. El equipo solo interviene cuando falta información, hay datos contradictorios o el caso queda fuera de sus reglas.
Le di a Clave nuestros procedimientos y reglas de catering. Ahora lo único que necesitamos saber es cuándo es el evento, dónde es y qué sabores llevar. No he tenido que abrir Salesforce desde entonces.
El flujo
Los prospectos de catering ahora avanzan solos
Clave revisa si hay catering nuevo tres veces al día, aplica los procedimientos, envía cotizaciones y seguimientos aprobados y escala solo las excepciones reales.
Flujo de catering
Nuevo pedido de catering
Fecha del evento, número de invitados, ubicación y paquete
capturado15 minAplicar procedimientos y reglas
Mínimos, territorio, paquete, personal, impuestos y propina
automático20 minGenerar la cotización
Paquete, precios, cargos, fecha y tienda correctos
automático25 minDar seguimiento y controlar el estado
La comunicación y el historial del prospecto quedan en Clave
automático20 minEscalar la excepción
Solo llegan al equipo los datos faltantes, contradictorios o fuera de política
revisión5 min
Con Clave: Automático / A mano: 85 min
Qué cambió
Antes de Clave
- Mantener cada prospecto en Salesforce
- Rehacer los detalles de la cotización a mano
- Revisar cada cotización y correo
- Avanzar cada pedido manualmente
Con Clave
- Clave se encarga desde la consulta hasta el seguimiento
- Los procedimientos eligen el camino aprobado
- Cotizaciones y comunicación avanzan solas
- Las personas solo atienden excepciones
Míralo funcionar
El mismo flujo, grabado dentro de Clave.
Empieza por $0.35.
Conecta los sistemas que ya usas. Valor en la primera semana, $199 por tienda integrada al mes después de los primeros 30 días.